kiimu

Rechtliches · Stand 24. September 2026 · Fassung 4

Datenschutz im Workspace

Datenverarbeitung, Empfänger, Nutzungsanalyse und Deine Rechte im gehosteten Workspace.

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1. Geltungsbereich und Kontakt

Diese Information betrifft die gehosteten kiimu-Arbeitsbereiche. Die Datenschutzerklärung der Website beschreibt zusätzlich Website, Anmeldung zur Warteliste und Marketingangebote.

Für eigene Verarbeitungszwecke verantwortlich: Mario Deubler, Einzelunternehmer, Schödlbergergasse 16/53, 1220 Wien, Österreich, UID ATU82976923; hallo@kiimu.at.

Für Inhalte, die Dein Unternehmen im Workspace verarbeitet, ist grundsätzlich Dein Unternehmen verantwortlich; handelt es selbst im Auftrag, gilt dessen Verarbeitungskette. kiimu betreibt diese Verarbeitung nach der vereinbarten AVV. Dein Unternehmen bestimmt Zwecke und Rechtsgrundlagen seiner Inhalte. Anfragen hierzu leiten wir an den zuständigen Kontakt weiter.

2. Workspace, Anmeldung und Support

Verarbeitet werden berufliche Kontaktdaten und Nutzerkennungen, Mitgliedschaften, Sitzungs-/Anmeldedaten, Profile und Einstellungen sowie die von berechtigten Personen eingebrachten Nachrichten, Dokumente, Aufgaben und Ergebnisse. Agentenprotokolle können Anweisungen, Dokumentauszüge, Arbeitsschritte und Antworten enthalten. Inhalte gehen im erforderlichen Umfang an die für den Auftrag genehmigte Inferenzkette und freigegebene externe Dienste.

Wir verarbeiten eigene Vertrags-/Kontaktdaten zur Anbahnung und Durchführung von Verträgen mit natürlichen Personen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens und für erforderliche eigene Sicherheits-/Nachweiszwecke stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: sichere Bereitstellung, Kommunikation und begrenzte Nachweisführung. Gesetzlich erforderliche Unterlagen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Diese Grundlagen ersetzen keine notwendige Einwilligung für Browsertracking.

Notwendige Sitzungsinformationen halten Deine Anmeldung aufrecht. Ohne erforderliche Identitäts- und Mitgliedschaftsdaten können wir Dir keinen persönlichen Zugang geben. Eine allgemeine Pflicht zur Übermittlung zusätzlicher Kundeninhalte besteht nicht.

Supportzugriff erfolgt nur zweckgebunden und im erforderlichen Umfang durch berechtigte Personen. Kundeninhalte werden von kiimu nicht allgemein für Modelltraining verwendet. Die Bedingungen der tatsächlich eingesetzten Anbieter sind getrennt zu berücksichtigen.

3. Empfänger und internationale Verarbeitung

Die genaue vertragliche Gesellschaft, Projektregion, Zugriffsländer, Unteranbieter und Transfergarantien sind der auftragsbezogenen Verarbeitungskette zu entnehmen und können über hallo@kiimu.at angefordert werden. Ein EU-Endpunkt oder Speicherort ist keine Zusage, dass keine Drittlandzugriffe stattfinden. Für Übermittlungen in Drittländer sind die Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO einzuhalten, etwa ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln mit erforderlichen ergänzenden Maßnahmen. Informationen zu der auf Deine Verarbeitung anwendbaren Grundlage und eine Kopie der maßgeblichen Garantien kannst Du über den genannten Kontakt anfordern.

4. PostHog: Nutzungsanalyse und Sitzungsaufzeichnungen

kiimu verwendet PostHog zur Bewertung der Produktnutzung und Verbesserung der Bedienbarkeit, nur für angemeldete Mitglieder mit ihrer Einwilligung. Dabei ordnen wir Seitenaufrufe und Nutzungsereignisse Nutzer- und Arbeitsbereichskennungen zu. Seitenaufrufe enthalten eine Seitenvorlage statt der konkreten URL. Beim Absenden einer Nachricht können ihre Länge und das Vorhandensein eines Anhangs erfasst werden; beim Speichern eines Agenten die Anzahl seiner Fähigkeiten. Weitere Ereignisse beschreiben, ob eine Unterhaltung in einem Gruppenkanal oder privat mit einer Person oder einem Agenten stattfindet, wie viele Personen und Agenten beteiligt oder erwähnt sind und wie viel Zeit seit der vorigen Nachricht verging. Erfasst werden auch Beginn, Auslöser, Ergebnis und Dauer von Agentenläufen sowie die Namen, die der Arbeitsbereich seinen Agenten gibt. Suchen und Uploads werden anhand von Mengen und Kategorien ausgewertet; erfasst werden außerdem Entscheidungen zu angefragten Agentenfähigkeiten und Stellen, an denen ein Bildschirm mit einem Fehler oder ohne Ergebnis endet.

Zusätzlich übermittelt der Server zu Agentenläufen das verwendete Modell, Tokenzahlen, Kosten und Dauer an PostHog. Diese Übermittlung ist nicht auf Browserereignisse angewiesen. Nachrichtentexte, Dateinamen, Kanalnamen, Suchbegriffe, Prompts und Modellantworten werden dabei nicht als Analyseereignisse an PostHog übermittelt. Technische Browser-/Geräte- und Verbindungsdaten können hinzukommen. Der konfigurierte Standard-Endpunkt liegt in der EU. PostHog-Kennungen können in Cookies oder lokalem Browserspeicher liegen.

Bei Sitzungsaufzeichnungen sind die Maskierung von Eingaben und angezeigten Texten sowie URL-/Eigenschaftsfilter konfiguriert. Das ist keine Zusage vollständiger Anonymität oder fehlerfreier Maskierung jeder Bildschirmdarstellung. Nutzerkennungen und technische Metadaten können weiterhin personenbezogen sein. Aufzeichnungen dienen nicht als Freigabe zur allgemeinen Nutzung Deiner Nachrichten oder Dateien für Trainingszwecke.

Deine Entscheidung in der Beta: In Arbeitsbereichen mit aktivierter Analyse erscheint nach der Anmeldung, gegebenenfalls nach dem Beta-Hinweis, ein eigener Bildschirm „Analytics zur Produktverbesserung“. Er verweist auf diese Datenschutzinformation und bietet die gleichwertigen, nicht vorausgewählten Optionen „Zustimmen“ und „Ablehnen“. Mit „Später entscheiden“ schließt Du ihn ohne Antwort, und beim nächsten Aufruf des Arbeitsbereichs erscheint er erneut. Nur wenn Du aktiv „Zustimmen“ wählst und die Entscheidung gespeichert ist, beginnen die Analyse im Browser und die Übermittlung von Analyseereignissen vom Server. Ohne Antwort oder nach „Ablehnen“ findet diese Erfassung nicht statt. Du kannst den Arbeitsbereich unabhängig von Deiner Entscheidung nutzen.

Wir speichern Deine Analyseentscheidung mit Zeitpunkt und Fassung des Einwilligungstextes für Dich als Person. Deine Entscheidung gilt auf allen Deinen Geräten. Im Profil kannst Du die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zurücknehmen oder die Analyse durch eine erneute ausdrückliche Handlung einschalten. Die für die Anmeldung notwendige Speicherung von Sitzungs- und Identitätsdaten ist von PostHog-Cookies und -Browserspeicher getrennt. Rechtsgrundlage der einwilligungsbasierten Analyse ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zusammen mit den anwendbaren Endgeräte-Regeln. Die Nutzung der Beta, die AGB und die Bestätigung des Beta-Hinweises sind keine Einwilligung in Tracking; diese Entscheidung triffst Du gesondert auf diesem Bildschirm oder im Profil.

Du kannst Fragen, Widersprüche und Löschanfragen an hallo@kiimu.at richten. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst Du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit früherer Verarbeitung auf gültiger Einwilligung bleibt unberührt. Dein Unternehmen kann nicht pauschal an Deiner Stelle in jede eigene Produktanalyse von kiimu einwilligen.

5. Aufbewahrung

Workspace-Inhalte folgen dem Auftrag und der AVV: vereinbarte Nutzung, erforderliche Rückgabe-/Abruffrist und anschließende Löschung. Der Standardexport und die mindestens 30-tägige Abruffrist sind unter Datenexport beschrieben. Anbieterrestbestände und Sicherungsfristen werden getrennt festgehalten.

Die Aufbewahrungsvorgaben betragen 30 Tage nach Laufabschluss oder Ereignis für diagnostische Rohaufzeichnungen und allgemeine technische Protokolle, 90 Tage nach Ereignis oder Abschluss des Zugriffs für Sicherheits- und Supportzugriffsprotokolle und höchstens 7 Tage nach Abschluss für temporäre Kopien. Gespeicherte Arbeitsergebnisse sind keine temporären Dateien. Eine automatische Löschung zum Ablauf dieser Fristen ist derzeit nicht gewährleistet. Die Vorgaben und Deine Löschrechte gelten auch bei manueller Bearbeitung. Über hallo@kiimu.at kannst Du Auskunft zu noch gespeicherten Daten und deren Löschung verlangen.

Für PostHog-Aufzeichnungen, Nutzungsereignisse und zugehörige Personenprofile können wir derzeit keine feste maximale Speicherdauer bestätigen. Für die Dauer sind der konkrete Analysezweck, die dafür noch erforderlichen Daten und bestehende Löschpflichten maßgeblich. Nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten sind zu löschen; eine unbegrenzte Aufbewahrung ist damit nicht erlaubt. Auskunft zu Deinen gespeicherten Daten und deren Löschung kannst Du über hallo@kiimu.at verlangen. Gesetzliche frühere Löschpflichten bleiben unberührt.

Minimale Beta-Bestätigungen und Erfüllungsnachweise werden regelmäßig bis zu 3 Jahre nach Ende des betreffenden Zugangs/Auftrags aufbewahrt, soweit für dokumentierte Nachweiszwecke erforderlich. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Geschäfts-/Abrechnungsunterlagen bleiben für die einschlägige Frist, regelmäßig 7 Jahre ab Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Konkrete Rechtsverfahren können längere, eng begrenzte Aufbewahrung erfordern. Das erlaubt keine pauschale Kopie aller Workspace-Inhalte.

6. Deine Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen hast Du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kannst Du aus Gründen Deiner besonderen Situation Widerspruch erheben. Für eigene Verarbeitungen erreichst Du uns unter hallo@kiimu.at; bei Unternehmensinhalten unterstützen wir den zuständigen Verantwortlichen.

Du kannst Dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. kiimu trifft im Rahmen dieser eigenen Kontoverwaltung und Produktanalyse keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Wie Dein Unternehmen KI-Ergebnisse verwendet, liegt in dessen gesonderter Verantwortung.